PIAC Tema 5 Documentación administrativa de la compraventa (II)

 

1. Proceso de facturación. La factura

Es un documento en el cual se recoge la información de una compraventa. Se muestra el producto comprado o vendido y el origen de la operación. Además del precio, servicios prestados, descuentos...

1.2 Requisitos formales de una factura

Toda factura tiene que tener al menos una copia y citar los siguientes datos:

• Número: de las facturas con el orden en el que se hicieron los pedidos. 
• Fecha de su expedición: Día en el que se emite la factura.
• Nombre y apellidos: Tanto del vendedor como del comprador.
• Número de Identificación Fiscal (NIF): Atribuido de la Administración Tributaria Española.
• Descripción de las operaciones: Donde vienen todos los datos necesarios (base imponible del impuesto, importe, precio sin impuesto de las operaciones...).
• Tipo impositivo: C, y si hubiera alguno más, añadir.
• Cuota tributaria: 
• Fecha: Donde se efectuaron las operaciones.
• Hacer referencia si la Factura esté exenta de impuestos.
• Mencionar a qué Régimen especial pertenece
• Añadir los medios de transporte (puesta en marcha, distancia recorrida, horas, etc.).

1.3 Plazos de las facturas

• Plazo de emisión: Al realizarse una operación, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el que se hayan realizado las operaciones.  
• Plazo de envío: Un mes desde la fecha de emisión.
• Plazo de conservación: Ambas partes deben conservarlas, numeradas y correlativas, hasta al menos durante 6 años.

1.4 Tipos de facturas

En función de su contenido:

En función de la ausencia del valor legal:

En función de los requisitos formales:

1.5 Factura electrónica

Factura admitida por el Reglamento de Facturación para cualquier factura en papel y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.

Debe contener todos los campos obligatorios exigibles a toda factura y aunque no es obligatorio, usar la firma electrónica.

Han de hacer la factura electrónicamente empresas medianas y grandes del sector privado. Cuentan con más de 100 empelados o volumen anual de operaciones superior a 6.010.121€.

La normativa está regulada por:

• Reglamento de facturación: Real Decreto 1619/2012 1 de enero de 2013.
• Ley 25/2013, de 27 de diciembre: Para las firmas electrónicas con registro contable en el sector público.

Es obligatorio facturar electrónicamente a todos los organismos Administración Pública, para ello esta ha creado un punto general de entrada de facturas electrónicas en donde tienen que estar en formato XML <<Facturae 3,2,1>>. Y tienen que ser enviadas en un plazo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

Obligaciones del emisor de la factura electrónica

• Crear una factura en una aplicación informática cumpliendo los requisitos legales.
• Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
• Garantizar el acceso a las facturas, permitiendo visualizar y descargar.
• Conservar los datos de la factura en una base de datos.
• Contabilizar la factura.
• Garantizar la autenticidad e integridad de los datos de la factura.

1.6 Registro de facturas

Libro de Registro de Facturas Emitidas

Deben anotarse las facturas, los justificantes contables y los documentos de aduanas, numeradas correlativamente, correspondiente a los bienes vendidos y a los servicios prestados en la actividad.

El formato ha de ser este:

Libro de Registro de Facturas Recibidas

Tienen que estar numeradas correlativamente todas las facturas, justificantes contables, documentos y aduanas correspondientes a los bienes adquiridos en el desarrollo de la actividad.

El formato ha de ser este:

Requisitos formales y plazos de las anotaciones

2. Descuentos, gastos y retenciones en la factura

Gastos incluidos en factura

Gastos que surgen en una operación de compraventa, incluidos en la factura. Los gastos incluidos en la factura forman parte de la base imponible y están sometidos al mismo tipo impositivo que la operación principal.

Descuentos incluidos en factura

Estos descuentos suponen una disminución en la base imponible, por tanto aminora el importe principal de la factura.

Retenciones en la factura de venta o prestación de servicios

El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al que presta el servicio un porcentaje del importe total que figura en la factura. Esta retención debe ser luego ingresada por el pagador a la Agencia Tributaria, al final de cada trimestre natural

El importe de la retención se calcula aplicando el porcentaje de la retención sobre el importe neto total de la factura y antes de aplicar el IVA correspondiente.

Las retenciones practicadas deben ser ingresadas al final de cada trimestre natural en el que se han practicado (cuando se realiza el pago).

El obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es el pagador. Siendo el responsable ante la Administración Tributaria es el que recibe la factura y no el que la ha emitido.

Recargo de equivalencia

Se aplica a comerciantes minoristas, que son personas físicas, sociedades civiles o las comunidades de bienes.

En la factura, los proveedores repercuten al comerciante el IVA más el recargo de equivalencia correspondiente.